Parchment fragments, co-operation and complementarity – a case study

SORJONEN, Maria (2013) Parchment fragments, co-operation and complementarity – a case study. Paper presented at: IFLA WLIC 2013 - Singapore - Future Libraries: Infinite Possibilities in Session 146 - Information Technology with Preservation and Conservation, Rare Books and Manuscripts and Library and Research Services for Parliaments.

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Abstract

Parchment fragments, co-operation and complementarity – a case study

"Fragmenta membranea", The Medieval Parchment Fragment collection, is the oldest written material in Finland hence unique with high cultural heritage value to the country. The collection consists of 9300 fragment leaves, which are the remains of the books written and used in Finland, contemporary Eastern Sweden. The fragment pages are from approximately 1500 different medieval manuscripts and originate mostly from codeces that were unbound and reused as covers for bailiffs’ account books during the Reformation in the early 1500. The fragments enlighten the spreading of Latin culture and its written artifacts over Europe. The National Library of Finland launched a research data base with 18638 pages of its collection of mediaeval parchment fragments in March 2012. The project started first as part of the Save the Book -project, which gives ordinary people an opportunity to contribute to preserve and digitise the collections of the National Library. The project expanded as the Library managed to interest two big donators the foundations Koneen Säätiö and Helsingin Sanomain Säätiö. The project was a huge collaboration and teamwork of the historian scholars from The University of Helsinki, experts in conservation, digitisation, IT, metadata etc. Even though the project had a reasonably low budget and involved very different kind of specialists like engineers, historians, conservators etc. the originally designed timetable was maintained. This tells of the enthusiasm of the participants and the well planned workflow. Without the digitisation project, digital preserving nor the conservation of the fragments would have never happened. Although the conservation was not a complete restoration it will help the parchments to last longer and the digital images shelter the originals from use. Conservation was carried out with minimal intervention to prepare the leaves for getting the best possible digital image with the over head scanners. This meant for instance straightening the fragments by the means of humidification and tensioning. The Preservation and Digitisation Centre of the National Library created a special laboratory and tailor made workflow for the project . The operators were specially trained for handling the fragile originals. This workflow, the Digital Chain, is easily developed to future projects. The metadata used the Dublin Core – standard that maximised the semantic commensurability of the description. When the project started Dublin Core had not been used before in the description of manuscript fragments at The Library. The scholars created descriptive metadata for the fragments. In the digitisation process the guidelines of The National Digital Library were used which caused changes also to the docWORKS- application. This ensures the future digital long term preservation with METS definitions. As concrete results of the project in addition to the database, have already been a website, an exhibition in the National Library, several articles and presentations.

Fragmentos de pergamino, cooperación y complementariedad – un estudio de caso

“Fragmentea membranea”, la colección de Fragmentos de Pergaminos Medievales, es el material escrito más antiguo de Finlandia, y por lo tanto es único y de gran valor cultural para el país. La colección está formada por 9.300 fragmentos de pergamino, que son restos de libros escritos y utilizados en Finlandia y en lo que hoy es el este de Suecia. Los fragmentos provienen de aproximadamente 1.500 manuscritos medievales, en su mayoría códices que se desarmaban y reutilizaban como cubiertas de libros contables de alguaciles durante la Reforma de principios del siglo XVI. Los fragmentos resaltan la difusión de la cultura latina y sus obras escritas por todo el continente europeo. La Biblioteca Nacional de Finlandia lanzó una base de datos de investigación con 18.638 páginas de su colección de fragmentos de pergaminos medievales en marzo de 2012. En sus comienzos este proyecto formó parte del proyecto Salve un Libro, que permite a las personas colaborar para preservar y digitalizar las colecciones de la Biblioteca Nacional. El proyecto se amplió cuando la Biblioteca logró interesar a dos grandes donantes: las fundaciones Koneen Süütió y Helsingin Sanomain Süütió. El proyecto involucró una gran colaboración y trabajo en equipo de historiadores expertos de la Universidad de Helsinki, expertos en conservación, digitalización, tecnología informática, metadatos, etc. Aunque el proyecto contó con un presupuesto relativamente bajo y se trabajó con distintos especialistas (ingenieros, historiadores, conservadores, etc.) fue posible mantener el cronograma inicial. Este hecho da cuenta del entusiasmo de los participantes y de la buena planificación del flujo de trabajo. Sin el proyecto de digitalización no se hubieran logrado ni la preservación digital ni la conservación de fragmentos. Aunque la conservación no implicó una restauración total, permitirá que los fragmentos duren más y que las imágenes digitales protejan los originales del desgaste del uso. La conservación se llevó a cabo con una intervención mínima para preparar las hojas para obtener la mejor imagen digital posible con los escáneres de exploración superior. Esto significó, por ejemplo, alisar los fragmentos mediante la humidificación y el tensionado. El Centro de Preservación y Digitalización de la Biblioteca Nacional creó un laboratorio especial y un flujo de trabajo específico para el proyecto. Se entrenó especialmente a los operadores para manipular los frágiles originales. Este flujo de trabajo, la Cadena Digital, puede aplicarse con facilidad a proyectos futuros. Los metadatos utilizaron el estándar Dublin Core, que maximizó la proporcionalidad semántica de la descripción. Cuando comenzó el proyecto, Dublin Core no había sido utilizado en la descripción de fragmentos de manuscritos en la Biblioteca. Los investigadores crearon metadatos descriptivos para los fragmentos. En el proceso de digitalización se utilizaron las pautas de la Biblioteca Digital Nacional, las cuales también produjeron cambios en la aplicación docWORKS. Esto garantiza la preservación digital a largo plazo con definiciones METS. Como resultados concretos del proyecto, además de la base de datos, se han creado un sitio web, una exhibición en la Biblioteca Nacional, varios artículos y presentaciones.

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