Not just art: the challenges and successes of integrating archival, library and image collections into an art focused collection management system

EGGLESTON, Claire (2019) Not just art: the challenges and successes of integrating archival, library and image collections into an art focused collection management system. Paper presented at: IFLA WLIC 2019 - Athens, Greece - Libraries: dialogue for change in Session 206 - Art Libraries with Subject Analysis and Access.

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Abstract

Not just art: the challenges and successes of integrating archival, library and image collections into an art focused collection management system

Established in 1871, the Art Gallery of New South Wales in Sydney is one of the oldest public art museums in Australia. Alongside a collection of 32,000 art works, the gallery also holds over four hundred art archives (the largest collection in Australia), an extensive visual arts library and a vast collection of visual documentation of Australian art making. Historically these collections have been managed discretely, each with their own systems, databases and metadata standards. Without any integration of these collection management structures important relationships between material remain underexplored. To better show, utilise and integrate these collections the gallery library and archive has embarked upon a program of cataloguing archival, library and image material onto the art collection management system, Vernon. The ultimate aim of this program is to provide users, both internal and external, with a more wholistic view of our collections and enable a deeper understanding of art making in Australia. This paper will examine some of the challenges and successes in cataloguing archival, library and documentary image material onto a system primarily designed for singular art objects - How do we adapt metadata standards for art cataloguing to suit other types of material? How do we create linkages between a diversity of material in a system with little authority control or indexing outside of artist authorities? How do we create an online interface that allows for these linkages and is navigable to everyday users? And, perhaps most challenging, how do we engage other departments within the organisation to achieve our goals?

No solo arte: los retos y éxitos de integrar los fondos de un archivo y una biblioteca y una colección de imágenes en un sistema de gestión de colecciones centrado en el arte

Inaugurada en 1871, la Galería de Arte de Nueva Gales del Sur (Art Gallery of New South Wales) en Sidney es uno de los museos de arte públicos más antiguos de Australia. Además de una colección de 32.000 obras de arte, esta galería cuenta también con un fondo de cuatrocientos materiales de archivo entorno al arte (la colección más extensa de Australia), una gran biblioteca sobre las artes visuales y una vasta colección de documentos visuales sobre la creación artística en Australia. Históricamente, estas colecciones se han gestionado siempre por separado, cada una de ellas con su propio sistema, sus propias bases de datos y sus estándares particulares de metadatos. Sin ninguna integración entre estas estructuras de gestión de colecciones, las importantes relaciones que se podían establecer entre distintos materiales permanecían inexploradas. Para una mejor visualización, utilización e integración de estas colecciones, la biblioteca y el archivo de la galería se han embarcado en un programa que consiste en la catalogación de todos los materiales, ya sean del archivo, de la biblioteca o materiales visuales, con el mismo sistema de gestión de colecciones de arte, Vernon. El objetivo último de este programa es proporcionar a los usuarios, internos y externos, una visión más completa de nuestras colecciones y permitir una comprensión más profunda de la creación artística en Australia. Este artículo examinará alguno de los retos y de los éxitos de catalogar materiales de archivo, materiales de biblioteca e imágenes documentales con un sistema diseñado originalmente para objetos artísticos singulares - ¿Cómo adaptamos los estándares de metadatos, creados para catalogar arte, a otros tipos de materiales?¿Cómo creamos enlaces entre una gran diversidad de materiales en un sistema con muy poco control de autoridades o de indización más allá de las autoridades de artista?¿Cómo creamos una interfaz que tenga en cuenta esos enlaces y sea navegable para los usuarios de todos los días? Y, quizá el reto más importante, ¿cómo convencemos a otros departamentos para que se involucren en el programa y poder así conseguir nuestros objetivos?

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