Preservation and conservation as an integrated process in the German National Library: Status quo and outlook

ALTENHÖNER, Reinhard (2013) Preservation and conservation as an integrated process in the German National Library: Status quo and outlook. Paper presented at: IFLA WLIC 2013 - Singapore - Future Libraries: Infinite Possibilities in Session 146 - Information Technology with Preservation and Conservation, Rare Books and Manuscripts and Library and Research Services for Parliaments.

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Abstract

Preservation and conservation as an integrated process in the German National Library: Status quo and outlook

Preservation and conservation have become an important working field for libraries. Based on the example of the German National Library, this paper discusses aspects of workflow organization and optimization. In former decades, the conservation task within the working profile of libraries was carried out in the book binding and repair section, which was often located close to the rare books / manuscripts department or special collections unit. Here object-related tasks such as book cleaning, status checks and documentation or even restoration measures were coordinated. At the German National Library complementary a deacification workflow was implemented in the Nineties, forming a new dedicated organizational unit. Even though the starting conditions are different, a similar development can be expected for digital preservation within the next few years: Organizational units will be created to govern the workflows on an operational level. An organizational unit will also be set up to digitize analogue material, thereby expanding the group of sectors in the field of conservation and preservation. These organizational units have their own dedicated processes, tools and working routines which often seem unconnected to each other. But in a broader perspective there are many areas of overlap where similar questions and process steps are tackled. It therefore seemed appropriate to merge some of the different units, a path which the German National Library decided to follow in 2010/2011. Since this time conservation/preservation has been regarded as a cross-departmental and cross-functional task based on integration and mutual transparency. Practically this can be effected if actions to capture the original material and "migration"-based conversion actions processed in the digital realm have to be addressed. This paper presents a detailed overview of organizational and pragmatic conclusions that have been drawn by the DNB.

La preservación y la conservación como procesos integrados en la Biblioteca Nacional de Alemania: Status quo y pronóstico

La preservación y la conservación se han convertido en un campo de trabajo importante para las bibliotecas. Basándonos en el ejemplo de la Biblioteca Nacional de Alemania, el presente artículo trata aspectos de la organización y la optimización del flujo de trabajo. En las décadas pasadas, la conservación dentro del perfil de trabajo de las bibliotecas se realizaba en el departamento de encuadernación y reparación, que generalmente se situaba cerca de la sección de libros raros/manuscritos o de la unidad de colecciones especiales. En estos lugares se coordinaban procesos relacionados con los objetos, como la limpieza de los ejemplares, la evaluación del estado, la documentación o incluso las medidas de restauración. En la Biblioteca Nacional de Alemania se puso en práctica de forma complementaria una dinámica de trabajo sobre la desacidificación durante los años noventa, lo que formó una nueva unidad organizativa especializada. A pesar de que las condiciones iniciales son distintas, cabe esperar un desarrollo semejante para la preservación digital en los próximos años: Se crearán unidades organizativas para regular las dinámicas de trabajo a nivel operativo. También se establecerá una unidad organizativa para digitalizar el material analógico de manera que se expandirá el conjunto de secciones en el campo de la conservación y la preservación. Estas unidades organizativas cuentan con sus propios procesos, herramientas y rutinas de trabajo especializadas que a menudo parecen inconexas entre sí. Sin embargo, desde una perspectiva más amplia, hay muchas áreas de solapamiento donde se afrontan cuestiones y los pasos de los procesos son similares. Por lo tanto, parecía apropiado fusionar algunas de las distintas unidades, que es el camino que la Biblioteca Nacional de Alemania decidió seguir en 2010-2011. Desde entonces, la conservación y/o la preservación se consideran una tarea interdepartamental y multifuncional basada en la integración y la transparencia mutua. En esencia, esto puede llevarse a cabo en caso de que deban abordarse operaciones de recopilación de material original y operaciones de conversión basadas en la "migración" procesadas en el ámbito digital. Este artículo presenta una panorámica detallada de las conclusiones organizativas y pragmáticas a las que ha llegado la Biblioteca Nacional de Alemania.

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