Integrating physical preservation and digitization: a currently effective process in the French National Library

VALLAS, Philippe (2013) Integrating physical preservation and digitization: a currently effective process in the French National Library. Paper presented at: IFLA WLIC 2013 - Singapore - Future Libraries: Infinite Possibilities in Session 146 - Information Technology with Preservation and Conservation, Rare Books and Manuscripts and Library and Research Services for Parliaments.

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Abstract

Integrating physical preservation and digitization: a currently effective process in the French National Library

In a few years, mainly from its priority mass-digitization programmes, the French National Library (BnF) built very huge digital collections, which are growing still very quickly. Its digital library Gallica has already more than 2 million documents. Therefore the costs of digital preservation are increasing very fast: BnF digital repository, SPAR, has more than 2 400 To, from increasingly various types of documents. In the same time, budgets for physical preservation are decreasing very quickly because of the economic crisis, and the staff is increasingly dedicated to digitization programmes. In this difficult context, the Conservation Department (DSC), which is coordinating both digitization and physical preservation, is trying to reduce the global cost and the fall of activity in physical preservation by using each of the two types of conservation in aid of the other type. As digitization is obviously the priority, with a far larger budget, the strategy is to adjust and organize digitization programmes in order to compensate as much as possible for the decreasing of physical conservation activities: - Despite mass digitization requirements are generally considered to be difficult to reconcile with good conservation conditions for the original documents, BnF progressively advances (even in contracts run by private companies) from a digitization aiming at highlighting the collections to a true “preservation digitization”, for which damaged, brittle or very frequently communicated documents can be selected and are more protected against digitization damaging effects: We are more and more demanding in our contracts : We require non-damaging scanning equipment, high-quality pictures and file formats, we forbid 180° opening scanning for most documents, we check carefully the conditions of documents before and after digitization ; the contracts prescribe penalties when documents are damaged; a common training is systematically given to all staff from BnF and from the service providers involved in the programmes. Skilled restorers have been recruited for training and watching of the physical conditions of documents. We set up an audit process for an efficient and cheap control of digitization quality; the files from digitized documents get a high quality level of supervision in our digital repository. - Toward a physical preservation taking digitization into account: We created integrated circuits combining physical and digitization treatments, the ones realized according to the others. For example, digitization is often immediately completed by a box to improve the preservation conditions of the original document; brittle documents get a physical preparation to make easier or even possible digitization. Two specialized workshops have been set up to prepare newspapers and printed books. More and more often, we choose to digitize documents which would have been rather restored a few years ago, and nowadays we don’t restore any more all the documents which have been damaged by digitization. From now on, the head of the BnF emergency plan will coordinate the policies of risk management both for physical and for digital collections. Lastly, the public will not have access any more to the original documents (excepted for exceptional grounds) after digitization. The presentation will give an overview of these measures or projects, without hiding their drawbacks and limits.
En quelques années, du fait notamment de ses programmes prioritaires de numérisation en nombre des collections imprimées et audiovisuelles, la Bibliothèque nationale de France a constitué des collections numériques très importantes, et en augmentation rapide: Sa bibliothèque numérique Gallica comporte déjà plus de 2 millions de documents. Aussi le coût de la préservation numérique augmente-t-il rapidement : l’entrepôt SPAR contient déjà 2400 To, sa croissance est exponentielle, les types de documents numériques de plus en plus diversifiés. Dans le même temps, les budgets de la conservation physique subissent de fortes réductions en raison de la crise économique, de même que ses effectifs, d’ailleurs largement mobilisés pour la numérisation. Aussi le département de la conservation (DSC), qui coordonne les activités de numérisation et de conservation physique, s’efforce-t-il de limiter le coût global et la baisse d’activité en conservation en utilisant chacun des 2 types de conservation au profit de l’autre. Compte tenu de la disproportion actuelle des moyens, il s’agit surtout d’orienter et organiser les actions de numérisation de manière à compenser au mieux la diminution des activités de traitement physique des documents : - Alors que les exigences de la numérisation en nombre s’opposent une bonne conservation des documents reproduits, on évolue progressivement , y compris pour les prestations externes, d’une numérisation de valorisation vers une véritable « numérisation de conservation », ciblant aussi les documents abîmés, fragiles et très communiqués, plus respectueuse des documents originaux: exigences accrues dans les marchés (matériels de prise de vue adaptés, ouverture partielle exigée pour la majorité des documents, hautes exigences de qualité pour les fichiers, contrôle de l’état des documents avant et après numérisation, barême de pénalités prévues en cas de dégradations, formation commune des personnels BnF et des prestataires, utilisation de restaurateurs qualifiés pour la formation et la surveillance de l’état des documents, système d’audit pour un contrôle efficace et bon marché de la qualité de la numérisation; les documents numérisés bénéficient d’un haut niveau de surveillance dans SPAR. - Vers une conservation physique prenant en compte la numérisation : Mise en place de chaînes intégrées de traitements physique et numérique, réalisés les uns en fonction des autres : filières combinées où la numérisation est complétée immédiatement par un conditionnement améliorant les conditions de conservation de l’original ; préparation physique préalable facilitant voire permettant la numérisation de documents fragiles, et limitant les tris préalables (exemple des deux ateliers spécifiques créés, pour la presse et pour les livres imprimés) ; tendance à substituer la numérisation à la restauration; à moins restaurer les documents dégradés par la numérisation. Pour la première fois, la responsable du plan d’urgence de la BnF va coordonner les politiques de gestion du risque à la fois pour les collections physiques et numériques. Enfin, la communication des originaux deviendra impossible, sauf exception, dès lors que leurs substituts numériques seront en ligne. L’intervention détaillera ces mesures (déjà en vigueur, ou en projet) sans en dissimuler les inconvénients et les limites.

Integración de la preservación física y la digitalización: un proceso que actualmente resulta efectivo en la Biblioteca Nacional Francesa

En unos pocos años, principalmente a partir de la utilización prioritaria de la digitalización masiva, la Biblioteca Nacional Francesa (BnF) permitió la creación de colecciones digitales muy significativas que aún siguen creciendo a un ritmo vertiginoso. Su biblioteca digital Gallica ya cuenta con más de 2 millones de documentos. Por lo tanto, los costos de la preservación digital están aumentando con gran velocidad: el repositorio digital de la BnF, SPAR, cuenta con más de 2.400 To, con una variedad de documentos cada vez mayor. Al mismo tiempo, los presupuestos destinados a la preservación física se están reduciendo drásticamente como consecuencia de la crisis económica y el personal se dedica cada vez más a los programas de digitalización. En este difícil contexto, el Departamento de Conservación (DSC) –que coordina tanto la digitalización como la preservación física- está tratando de reducir el costo global y la caída de la actividad relacionada con la preservación física utilizando uno de los dos tipos de conservación en apoyo del otro. Dado que la digitalización representa obviamente el tema prioritario, con un presupuesto mucho más grande, la estrategia consiste en ajustar y organizar los programas de digitalización para compensar -en lo posible- la reducción de las actividades vinculadas con la conservación física: - A pesar de que habitualmente se considera que los requisitos en materia de digitalización masiva son difíciles de compatibilizar con las condiciones de una buena conservación para los documentos originales, la BnF está pasando progresivamente (incluso en los contratos administrados por empresas privadas) de un sistema de digitalización destinado a destacar las colecciones a una verdadera “digitalización de la preservación”, en el cual se pueden seleccionar documentos dañados, frágiles o frecuentemente consultados que están más protegidos contra los efectos nocivos de la digitalización: Nuestros contratos son cada vez más exigentes: Exigimos equipos de escaneo no destructivos, imágenes y formatos de archivo de alta calidad, prohibimos el escaneo de 180ª para la mayoría de los documentos, controlamos cuidadosamente las condiciones de los documentos antes y después de la digitalización; los contratos incluyen sanciones cuando los documentos resultan dañados, todo el personal recibe sistemáticamente una capacitación común a cargo de la BnF y de los proveedores del servicio que participan de los programas. Se han contratado restauradores capacitados para el seguimiento de las condiciones físicas de los documentos. Creamos un proceso de auditoría para implementar un control eficiente y económico de la calidad de la digitalización; los archivos que provienen de documentos digitalizados logran una supervisión de alto nivel de calidad en nuestro repositorio digital. - Hacia una preservación física que toma en cuenta a la digitalización: Creamos circuitos integrados que combinan los tratamientos físicos y la digitalización. Por ejemplo, el proceso de digitalización se completa de inmediato utilizando una caja que permita mejorar las condiciones de preservación del documento original; los documentos frágiles reciben una preparación física que facilita o posibilita la digitalización. Se han creado dos talleres especializados para preparar periódicos y libros impresos. Cada vez con mayor frecuencia, optamos por digitalizar documentos que hasta hace algunos años hubieran sido restaurados; en la actualidad ya no restauramos todos aquellos documentos dañados por la digitalización. A partir de ahora, el director de un plan de emergencia de la BnF coordinará las políticas de administración de riesgos tanto para las colecciones físicas como para las digitales. Por último, el público no tendrá acceso a ninguno de los documentos originales (salvo por razones excepcionales) después de la digitalización. La presentación contendrá un panorama general de estas medidas o proyectos sin ocultar sus desventajas o limitaciones.

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